Если штатный экономист уходит в отпуск, а у вас завтра налоговая проверка – уже поздно думать. Финансовые функции должны работать без сбоев. Нет уверенности, что текущая команда справляется – присмотритесь к передаче задач сторонним специалистам. Необязательно сразу весь документооборот. Достаточно делегировать отчётность по НДС или контроль кассовой дисциплины – и посмотреть на результат.
Вы платите только за конкретные действия, а не за присутствие в офисе. Нет больничных, не нужна техника, не требуется рабочее место. У среднего малого бизнеса в Москве расходы на штат снижаются минимум на 35% уже в первый квартал такой модели. Причём без потерь в качестве. Но есть нюанс: не каждый исполнитель способен выдерживать темп и стандарт клиента. Особенно если тот работает в нескольких юрисдикциях и при этом хочет видеть результаты в реальном времени.
Проверяйте, с кем собираетесь сотрудничать. Запрашивайте примеры отчётных форм, смотрите, как оформлены первичные документы. Не стесняйтесь просить демонстрацию кейсов из вашей отрасли – ответ «мы со всеми работаем» ничего не значит. Нужен опыт именно в вашем сегменте. Продажа стройматериалов? Пусть покажут, как ведут учёт бонусов от поставщиков. IT-проекты с нерезидентами? Спросите, как решают проблему с экспортными контрактами и валютным контролем.
Контракт – не формальность. Он должен включать сроки выгрузки отчётности, порядок передачи доступа к системам, отдельный блок по конфиденциальности. И главное – кто отвечает, если налоговая выставит штраф. Честные исполнители берут это на себя. Остальные – исчезают при первом уведомлении от ФНС.
В каких ситуациях аутсорсинг снижает издержки бизнеса
Резкий рост объёма работы
В моменты, когда бизнес резко расширяется, увеличивается число сделок, контрагентов и документов, а времени на найм и обучение новых сотрудников нет, подключение внешней команды – быстрый способ не утонуть. Это работает особенно хорошо в ритейле, e-commerce и логистике. В таких отраслях задержка с отчётностью или ошибочный расчёт налогов – прямые убытки.
Сложные структуры и многокомпонентные операции
Группы компаний, международные расчёты, проекты с участием инвесторов, валютные операции – если внутри нет сильной команды, дешевле не пытаться разобраться самому. Ошибка в отчётности может стоить штрафа или потери доверия. А подрядчик, который специализируется на таких кейсах, сэкономит и деньги, и нервы.
Ещё один случай – частые проверки или высокая вероятность камерального контроля. Здесь каждый неверно оформленный документ превращается в риск. Передача документации специалистам, которые точно знают требования ФНС, позволяет избежать дорогостоящих исправлений и санкций.
Подробно о затратах на внутренний и внешний учёт – в исследовании на сайте ACCA, Ассоциации дипломированных сертифицированных бухгалтеров.
Как оценить риски при передаче бухгалтерии сторонней компании
Затем проверьте доступ к первичным документам. Настаивайте на электронной системе хранения с ежедневным резервным копированием и ограничением прав доступа. Без прозрачного архива – каждый пропавший акт может стать уголовным делом.
Проверьте квалификацию не «в целом», а пофамильно
Вы имеете право узнать, кто именно будет вести учёт. Уточните ФИО, опыт, дипломы и наличие профаттестации. Если на вопросы отвечают уклончиво – риск человеческого фактора возрастает кратно. В идеале – фиксированное распределение ролей в договоре, вплоть до конкретных исполнителей и их функций.
Анализ технической базы
Нет выделенного сервера? Работают в 1С, установленной на одном ноутбуке? Сразу минус. Минимальный набор – сервер в дата-центре с защитой от сбоев, антивирусы с актуальными базами, двухфакторная аутентификация и регулярные обновления ПО.
Не забудьте про конфликт интересов. Если подрядчик ведёт ваших прямых конкурентов – настаивайте на письменной гарантии конфиденциальности с крупными штрафами за утечку. Риски тут не гипотетические – они становятся реальностью, когда в суд попадает файл, который вы не отправляли.
И наконец, проверьте, кто отвечает за ошибки. В договоре должны быть чёткие формулировки: за недоимки, пени, ошибки в отчётности отвечает подрядчик, а не вы. Без этого – вся ответственность всё равно останется на вашей компании.
На что обратить внимание при выборе подрядчика по бухгалтерскому учету
Сразу проверь наличие действующей лицензии или ИП/ООО с соответствующим ОКВЭДом. Если нет – дальше не общайтесь. Нет смысла обсуждать цены и опыт, если работа будет вне закона.
Следом – штат. Один человек, совмещающий учёт, кадровое делопроизводство и общение с налоговой, не вытянет даже микробизнес с оборотом выше трёх миллионов. Минимум – два-три специалиста: по налогообложению, первичке и отчетности. Иначе будет бардак.
Настаивайте на доступе к CRM или внутренней системе. Нет прозрачности – считай, контроля тоже нет. Вы не должны выпрашивать данные или догадываться, сдана ли декларация. Все должно быть видно: отчеты, статусы задач, дедлайны. Без этого – постоянные сюрпризы и штрафы.
Без страховки – ни шагу
Ответственность должна быть зафиксирована письменно. Страховка профрисков – стандарт. Минимальная сумма – от 500 тысяч. Если «специалисты» предлагают просто «довериться» – бегите. Потом налоговая придет – и виноваты останетесь вы.
Проверяйте практику, а не слова
Попросите пример исправленной ошибки: доначисление, восстановление учета, урегулирование с ИФНС. Реальные кейсы покажут, работают ли они, а не только говорят красиво. Если в ответ только общие фразы – закрывайте диалог.
И последнее – тестовая задача. Один день, конкретное задание, пусть посчитают, сверят, сформируют. Реальный результат скажет больше любой презентации. Платно – хорошо. Бесплатно – тоже вариант. Главное – увидеть, как они работают на деле, а не в обещаниях.