Не откладывай записи на потом. Любая покупка, продажа или перевод должны фиксироваться в день совершения. Заведённая привычка вносить данные с задержкой приводит к расхождениям и путанице. Используй таблицы, онлайн-сервисы или программы – главное, чтобы они были удобны лично тебе.
Один документ – одна операция. Не пытайся объединять несколько событий в одну строку. Каждое движение средств должно иметь свой источник, описание и дату. Это упростит проверку, особенно если потребуется вернуться к данным спустя месяц или два.
Используй классификацию по категориям расходов и доходов. Не пиши просто «расход» или «прибыль» – уточняй: аренда, реклама, оплата поставщику, поступление от клиента. Чем детальнее разбивка, тем легче понять, куда уходят деньги и откуда они приходят.
Храни первичку. Электронные чеки, акты, счета – всё это должно быть под рукой и упорядочено. Названия файлов – с датой и коротким описанием, например: 2025-04-17_оплата_реклама.pdf. Это ускоряет поиск и делает документы понятными даже спустя годы.
Как организовать хранение первичных документов для упрощения учета
Сразу переводи все бумажные документы в электронный вид. Отсканированные копии удобно хранить в облачном хранилище – например, в Google Диске, Яндекс.Диске или Dropbox. Создай папки по типам: договоры, счета, акты, накладные. Внутри – сортировка по дате или контрагенту.
Названия файлов имеют значение
Формат названия – дата, тип документа, контрагент. Например: 2025-03-12_акт_ООО_Альфа.pdf. Это позволит находить нужный файл за пару секунд даже без открытия папки.
Отдельный диск – меньше риска
Для бумажных оригиналов используй маркированные папки-регистраторы. На корешке – диапазон дат и категория. Не держи всё в одном шкафу: разделяй документы по кварталам или годам. Раз в год архивируй старые документы в коробки с подписями и перемещай в отдельное место, где меньше рисков порчи.
Не жди конца месяца: прикладывай документы сразу после получения – к папке в облаке или в бумажную папку. Ежедневная рутина экономит часы в будущем.
Какие бухгалтерские программы выбрать для малого бизнеса
Если нужно что-то простое и недорогое – начните с «Моё дело» или «Контур.Бухгалтерия». Обе работают в облаке, не требуют установки, интерфейс понятный, есть онлайн-отправка отчётности в ФНС и ПФР. Подходят ИП и небольшим ООО без сложных операций.
Тем, кто работает с большим количеством сотрудников или имеет дело с НДС, стоит рассмотреть «1С:Бухгалтерия». Да, дороже, да, придётся разобраться, но это фактически стандарт – особенно удобно, если нужен обмен с банками, складской учёт или интеграция с CRM.
Для тех, кто работает на УСН без сотрудников – «Эльба» от СКБ Контур. Она автоматизирует всё до мелочей: от выставления счетов до формирования декларации. Есть напоминания о сроках, автозаполнение документов и поддержка прямо в чате.
Не используйте Excel или Google Таблицы в качестве основного инструмента. Это удобно только на старте – без авторасчётов, интеграции с банками и налоговой легко упустить важное и получить штраф.
Сравните стоимость подписки, есть ли бесплатный период, и сколько стоит подключение поддержки. Некоторые сервисы берут отдельно за отчётность или доступ к консультанту – уточняйте заранее.
Как вести учет доходов и расходов по кассовому методу
Фиксируй поступления только после фактического получения денег. Неважно, когда подписан договор – дата прихода средств на расчетный счет или в кассу определяет момент отражения выручки.
Аналогично с расходами – учитывай затраты только после оплаты. Например, если счет от поставщика получен в апреле, а деньги переведены в мае, то списывай расход в мае.
Используй таблицу с тремя обязательными колонками: дата операции, сумма, категория (например, «продажа товара», «аренда», «закупка материалов»). Отдельно учитывай НДС, если ты плательщик.
Не забывай про контроль остатков: сверяй остаток наличных и на расчетном счете с суммой, полученной из учётной таблицы. Несовпадения – сигнал к проверке.
Для автоматизации подойдет простой Excel или Google Sheets, но лучше использовать программы, где можно задать фильтры по дате и категории, чтобы видеть финансовую картину за любой период.
Не откладывай записи – фиксируй операции ежедневно. Ошибки и пропуски чаще всего происходят, когда всё пишется задним числом.