Перед тем как подписать договор, проверьте компанию на сайте ФНС: ИНН, дата регистрации, учредители, массовость адреса. Если организация зарегистрирована пару месяцев назад и сидит по адресу с сотней таких же – повод насторожиться. Не ленитесь пробить директора: судимости, исполнительные производства, участие в других фирмах. Часто именно эти детали спасают от проблем, которые позже оборачиваются миллионными потерями.
Не ведитесь на устные договорённости. Всё, что обсуждено, должно быть зафиксировано на бумаге или в цифровом формате с электронной подписью. Устные обещания не работают в арбитраже. И не забывайте: если ваш договор – скачанный шаблон из интернета, есть шанс, что в суде он сыграет против вас, а не в вашу пользу. Лучше потратить час на корректный документ, чем год на тяжбы.
Следующий шаг – кадровые документы. Да, скучно. Зато увольнение по формальной ошибке в трудовом договоре – прямой путь к судебным искам. Трудовая книжка, приказы, положение о премиях – всё должно быть. Иначе придёт бывший сотрудник с юристом, и окажется, что вы ему должны гораздо больше, чем рассчитывали.
Особое внимание уделите переписке. То, что вы пишете в мессенджерах, может быть приобщено к делу. Грубые фразы, угрозы, неосторожные формулировки – всё это легко превращается в улики. Общайтесь так, будто каждое сообщение завтра прочтёт судья. Потому что, возможно, так и будет.
Как правильно оформить договор с контрагентом, чтобы избежать судебных споров
Пропишите ответственность за каждое нарушение отдельно. Не ограничивайтесь общей формулировкой «по законодательству». Укажите: за просрочку – неустойка, за нарушение конфиденциальности – фиксированный штраф, за односторонний отказ – компенсация убытков. Чем точнее – тем меньше шансов на двусмысленность.
Никогда не копируйте шаблоны из интернета. Это прямой путь к конфликтам. У каждого проекта – своя специфика. И если вы, например, не пропишете, кто оплачивает логистику, то в суде это будет трактоваться в пользу исполнителя. Или клиента. По обстоятельствам. Хотите этого?
Условия оплаты: ни шагу в сторону
Формулировка «в течение 10 дней» – дырка. С какого момента? С даты счета, подписания акта, отгрузки? Уточните: «в течение 10 (десяти) календарных дней с даты подписания акта приёма-передачи». Убедитесь, что в документе нет слов «примерно», «ориентировочно», «по согласованию». Это неформальный стиль. В договоре так не говорят.
Обязательно: механизм расторжения. Без него – ловушка. Одна сторона может расторгнуть контракт, вторая – обязана исполнять до бесконечности. Пропишите: за сколько дней, каким способом, какие обязательства сохраняются. Если нет формализованного порядка – жди иска.
Подписи и полномочия
Убедитесь, что договор подписывает тот, кто вправе. Проверьте выписку из ЕГРЮЛ, приказы, доверенности. Если договор подписал менеджер без доверенности – договор может признаться ничтожным. А это уже совсем другая история.
Никогда не спешите подписывать без согласования всех приложений. Спецификации, графики, протоколы – всё должно быть подшито, с подписями, с датами. Иначе в момент конфликта вы окажетесь с «основным текстом», который ничего не доказывает.
Какие документы необходимо вести для защиты бизнеса при проверках и разбирательствах
Начни с договоров. Все: аренда, поставка, услуги, трудовые отношения. Без подписей, печатей и дат – они ничто. К каждому – приложение, акт, спецификация. Папки по годам, скан-копии на облаке, оригиналы в сейфе. Без системы – бардак.
Второе – учёт. Первичка, бухгалтерские справки, счета, кассовые ордера. Не «где-то лежит», а в чёткой папке по месяцам. Электронная база? Отлично. Но налоговой подавай оригиналы или нотариально заверенные копии.
Кадры – не просто папки
Личные дела сотрудников. Трудовой договор, приказ о приёме, должностные инструкции, табель. Всё должно быть. Пропущен хотя бы один документ – считай, человека нет. А значит – штрафы, доначисления, иски. Особенно в случае увольнения или травм.
Корреспонденция и уведомления
Сохраняй входящие и исходящие письма. Заказные с уведомлением, скриншоты отправки на e-mail, акты сверки, претензии, ответы на запросы. Если не можешь доказать, что предупреждал – считай, не предупреждал.
Отчёты, лицензии, аккредитации, заключения проверок, переписка с надзорными органами – всё это не «мусор», а щит. Бумаги, которые однажды спасут. Или утопят – если их нет. Вопрос лишь во внимании к деталям.
Что учесть при найме сотрудников, чтобы избежать трудовых споров и штрафов
Оформляй только через трудовой или гражданско-правовой договор. Любые устные договорённости – прямой путь к суду и доначислениям от инспекции. Сотрудник не обязан доказывать, что работал у тебя, – достаточно пары скринов переписок и показаний коллег. Даже если ты называешь его «фрилансером» или «стажёром».
Проверь документы ещё до подписания
Паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет (если актуально) – и убедись, что всё подлинное. Бывают случаи, когда на работу устраиваются люди с чужими данными или поддельными документами, а ты потом несёшь ответственность. Особенно внимательно относись к трудовым книжкам: любая нестыковка – потенциальная проблема.
Не принимай на работу иностранных граждан без разрешения на труд или патента. Это штраф до 800 тысяч рублей за каждого. Также следи за сроком действия документов – если разрешение истекает, а ты продолжаешь сотрудничество, это уже административка.
Не экспериментируй с «серой» зарплатой
Даже если работник согласен, инспекция – нет. При первой проверке всплывёт всё: переписка, голосовые, переводы на карту. За неоформленного – 100–200 тыс. штрафа. За «конверт» – доначисления налога + пени + штраф. Причём налоговая может пересчитать выплаты за весь период, пока человек у тебя работал.
Не забудь оформить должностную инструкцию. Если её нет – непонятно, за что работник отвечает. В случае конфликта он может заявить: «Меня просили делать то, что не входит в мои обязанности». А ты останешься без аргументов. Также при оформлении обязательно ознакомь с локальными актами: положением о премиях, графиком отпусков, правилами внутреннего распорядка – под подпись.
Для подтверждения трудовых отношений у тебя должны быть: приказ о приёме, трудовой договор, табель учёта рабочего времени, расчетные листки и подтверждение выплаты зарплаты. Всё – по формам, утверждённым ТК РФ.
Актуальная информация и шаблоны документов – на официальном сайте Роструда: https://rostrud.gov.ru/