Не тяните с анализом полученного письма. Откройте, прочитайте внимательно, проверьте даты, основания и объем запрашиваемой информации. Часто срабатывает правило 10 минут: если за это время не ясно, чего от вас хотят – срочно к юристу или консультанту. Пропустите срок – можно схлопотать штраф. Или хуже.
Соберите команду. Не геройствуйте в одиночку. Финансист, юрист, IT-специалист и директор – минимум, кто должен быть в курсе. Каждый отвечает за свой участок. Один человек не закроет все дыры. Это не про много рук – это про точечную экспертизу.
Подготовьте документы в хронологическом порядке. Без паники и суеты. Не пытайтесь спрятать или переписать старые акты – это сразу видно. Лучше показать старую версию и объяснить, почему она изменилась. Логика и аргументы ценятся выше, чем попытка подогнать всё под идеал.
Технический аудит – не лишняя мера. Проверьте, кто и что имеет доступ к бухгалтерским системам. Нередки случаи, когда запрос данных уходит через «левого» бухгалтера или бывшего сотрудника с удаленным доступом. Безопасность – ваш щит.
Будьте готовы к вопросам, на которые не хочется отвечать. Вас будут спрашивать про реальность сделок, проверять контрагентов, интересоваться взаимозависимостью. Репетиция таких диалогов с юристом – спасение. Отрепетированная речь звучит уверенно, а значит – вызывает меньше подозрений.
Как собрать и структурировать документы для выездной налоговой проверки
Сначала – опись. Никаких разрозненных папок и стикеров на мониторе. Составь перечень всех бумаг, которые могут понадобиться: договоры, счета-фактуры, книги учета, акты, платежки, первичка, кадровые документы. Всё. Без исключений.
Хронология – основа
Распредели по годам. Внутри каждого года – по месяцам. В каждом месяце – по видам операций. Не перепутай последовательность. Например: сначала договор, затем акт, потом счет, затем оплата. Не наоборот. Ревизор смотрит в первую очередь на логику – она должна быть как на ладони.
Электронные документы – не спасение, а ловушка. Если что-то хранится только в 1С – выгрузи. PDF, Excel, печатные копии. Проверь подписи, печати, соответствие дат. Сканы – с разборчивыми подписями, не мутные. Без этого – как без билета в поезд.
Личная зона внимания – первичка и кадры
Зарплатные ведомости, табели, приказы, штатка. Особенно – договора с ИП и ГПХ. Проверь подписи обеих сторон. Если кто-то уволен – должна быть приказная цепочка. Если выплатили премию – где расчет и обоснование? Отсутствует – считай, что выплатили «в конверте».
Не собирай «впрок». Только то, что касается конкретного периода. Лишние бумаги вызывают подозрения. Меньше – лучше, если по делу.
И последнее. Проверь всё чужими глазами. Лучше потратить час на внутреннюю ревизию, чем потом – неделю на объяснения.
Что говорить и чего избегать при общении с налоговым инспектором
Отвечай коротко и по сути. Ни шагу в сторону от фактов. Чем больше слов – тем больше шансов сказать лишнее. Вопрос – ответ. Никаких лирических отступлений и «я думал, что…». Мысли вслух – табу.
Не гадай. Если не уверен – скажи прямо: «Не готов сейчас ответить, уточню и вернусь с точной информацией». Это не слабость. Это осторожность. Фантазии инспектор воспринимает как повод углубиться. А тебе это надо?
Не используй эмоциональные оценки. «Это абсурд», «у нас так не бывает», «вот же бред» – сразу в минус. Ровный тон, спокойный взгляд, только факты. Даже если внутри все бурлит – снаружи должен быть лёд.
Избегай слов типа «вроде», «наверное», «может быть». Нет чёткой формулировки – инспектор лезет глубже. Всё должно звучать уверенно, конкретно, прозрачно. Иначе – сомнения, подозрения, запросы.
Никогда не говори, что «все так делают» или «так сказал бухгалтер». Ответственность – на тебе. Ссылайся только на документы, инструкции, письма Минфина. И всегда держи под рукой распечатки.
Не шути. Юмор – враг. Особенно неловкий. Даже безобидная фраза может быть расценена как цинизм. А это уже другой тон разговора. Неприятный.
Говори только о том, что точно знаешь. Не знаешь – не говори. Всё, что сказано, может быть зафиксировано. И потом использовано. Против тебя.
Смотри актуальные рекомендации по общению с инспекцией на сайте ФНС: https://www.nalog.gov.ru/rn77/taxation/reference_work/9941217/
Какие ошибки в бухгалтерии чаще всего становятся причиной доначислений
Не списывайте расходы без подтверждающих документов. Нет акта – нет затрат. Особенно любят доначислять по аренде без договора или по услугам без расшифровки. Платёжка и счёт – не аргумент.
Следите за сроками. Пропущенные корректировки по предыдущим периодам, когда декларации уже сданы, выстреливают неожиданно. Исправили в 2024 – доначисления прилетят за 2023. И с пенями.
Ошибки в НДС – классика. Приняли к вычету без счёта-фактуры или с неправильными реквизитами? Будьте готовы возвращать. Плюс штраф. Плюс проценты. Особенно часто это бывает при авансах, экспорте или посреднических схемах.
Завышение себестоимости – ещё один любимый повод. Списали материалы на производство, а подтверждений нет. Или зарплата включена в затраты, а сотрудники фактически не работали. Проверяющие не простят.
Занижение выручки. Продали, но не провели. Оплатили, но не отразили. Бухгалтер подумал, что «позже включим» – и вот уже доначисление по всей цепочке. А если это ещё и связано с аффилированными лицами – будут разбираться глубже.
Ошибки при учёте курсовых разниц. Особенно при заимствованиях в валюте. Неправильно посчитали? Всё – корректировка базы. Иногда это сотни тысяч.
Несвоевременное отражение доходов. Подписали акт – отражайте сразу. Не «в следующем месяце». Даже если оплата потом. Иначе доначислят, ещё и обвинят в манипуляциях с периодами.
И наконец, путаница с кодами операций и КБК. Кажется мелочью, но она приводит к несоответствию данных из разных отчётов. И это повод для пересмотра расчётов.